Апостиль – стандартная международная практика подтверждения сведений о юридической правомерности того или иного документа, для предъявления его на территории государств, являющихся участниками Гаагской конвенции 1961-го года. Документы, подвергшиеся процедуре апостилизации, не требуют другого заверения и признаются всеми государственными органами стран участниц Конвенции.
Штамп «Апостиль» в Украине проставляют соответствующие органы Министерства иностранных дел и Министерства юстиции. Апостиль ставится органами того государства, на территории которого выписан документ. В отдельных случаях, если между странами существуют отдельные двухсторонние договоренности, упрощающие легализацию документов, апостиль может не проставляться. Такое соглашение существует, например, между странами СНГ.
История знает множество двухсторонних международных договоров, признававших подлинность выданных другими государствами документов. Попытки комплексно решить эту проблему предпринимались неоднократно. Все они, в конце концов, вылились, в создание и подписание 5 октября 1961-го года участниками Гаагской конференции по международному частному праву, так называемой Гаагской конвенции. Проставление апостиля значительно упростило ранее существующий способ консульской легализации, в связи с чем, в дальнейшем, такой метод стал называться «упрощенной легализацией».
Существует несколько версий возникновения термина «апостиль». Во Франции считается, что этот термин, происходит от французского «apostiller» — заметки на полях, применявшиеся французскими чиновниками в XVIII веке, при прочтении документов. По другой версии, это слово пришло из классической латыни, от слов «post illa» или «postilla» — пометки или пояснения. Исходя из смысла образовавших его слов, «проставить апостиль» значит пометить документ, но на самом деле это означает, что полномочный орган удостоверяет соответствие документа нормам международного права.
Сегодня участниками конвенции являются более ста государств мира, в том числе и Украина, присоединившаяся к ним в 2003-м году. Количество стран-участниц постоянно увеличивается, поэтому апостилизация документов становится все более распространенной практикой. Этому же способствует постоянная интенсификация международных взаимоотношений. Следующим этапом упрощения становится международная сертификация выданных документов.
Процедура апостилизации включает в себя нотариально заверенный перевод документа и собственно сам «апостиль», квадратный или прямоугольный штамп со стороной не менее 9 см, такие правила прописаны в условиях Конвенции. Апостиль ставится на документы, выданные органами ЗАГС, органами внутренних дел, прокуратурой, судом, нотариусами, документы об образовании. Апостиль на документы об образовании проставляется в Министерстве науки и образования. Апостиль может проставляться как на образцы оригинальных официальных документов, так и на нотариально заверенные копии (чаще всего). Документы, выданные за рубежом, на которых проставлен апостиль, в Украине легализуются путем нотариального перевода.
Нужно знать, что апостиль не проставляется на документы выданные консульствами и посольствами, так же невозможно проставить апостиль на документы связанные с таможенной или коммерческой деятельностью.
В настоящее время, для получения упрощенной легализации документов, совсем необязательно сначала переводить документ в сертифицированном бюро переводов, потом самому заверять перевод у нотариуса, а затем проставлять апостиль в уполномоченных органах. Всю эту сложную процедуру, можно заказать в одном учреждении, например, в киевском бюро переводов «Держпереклад».